Concentrez-vous sur votre activité et maîtrisez vos dépenses en optant pour un secrétariat téléphonique externalisé

La mise en place d’un secrétariat est une étape importante dans la construction ou le développement d’une entreprise. Plus l’entreprise grandit, plus la vie de celle-ci sera rythmée par des appels téléphoniques relatifs aux demandes de rendez-vous et d’informations, et plus la gestion de votre planning prendra de l’importance. Une entreprise n’est rien sans ses clients, et si la passion qui vous animait pour votre métier vous a poussé à lancer votre activité, peut-être n’aviez-vous pas pensé à la charge de travail qu’allait représenter la gestion de l’accueil téléphonique et l’organisation de votre agenda professionnel.

Il peut s’avérer délicat d’embaucher une personne chargée du poste de secrétaire lorsque l’entreprise est récente et que le budget est encore restreint, ou lorsque les locaux ne permettent pas d’accueillir une personne sur place. C’est en partie à ces deux problématiques que nous avons su répondre en créant une offre de secrétariat téléphonique externalisé adaptée aux besoin des professionnels. C’est également en proposant des services personnalisés et en formant nos équipes en fonction des besoins de nos clients que nous assurons un standard téléphonique externalisé reconnu et apprécié des professionnels.

Un secrétariat téléphonique externalisé et personnalisé

L’accueil téléphonique de votre entreprise peut-être, dans de nombreux cas, la première image qu’elle va transmettre aux prospects vous téléphonant. Il se doit d’être personnel et de communiquer les valeurs de l’entreprise pour mettre en confiance vos correspondants. C’est dans cette démarche de personnalisation que nous formons nos standardistes à répondre aux appels de nos clients en fonction des spécificités de leurs métiers, tout en respectant leur identité. En effet, chaque entreprise peut avoir des besoins différents de télésecrétariat, et c’est en écoutant nos clients et leurs besoins que nous définissons les missions de nos secrétaires pour chacun d’entre eux.

Ainsi, nous proposons notamment aux entreprises d’adapter des scripts personnalisés en fonction des demandes, permettant alors d’optimiser les conversations pour que chaque appel aboutisse rapidement à une solution; que ce soit pour la prise de rendez-vous, ou n’importe quelle autre demande de l’interlocuteur.

Une entreprise décidant d’opter pour une gestion externalisée de son secrétariat téléphonique possède souvent, au préalable, son propre dispositif de gestion d’agenda. Notre équipe s’adapte à vos divers outils pour que vous restiez informé des différentes modifications de votre emploi du temps sans aucune contrainte. Nous proposons également un outil de gestion d’agenda clé en main si vous n’en avez pas encore.

De plus, nous mettons à disposition un portail web à travers lequel vous pouvez communiquer directement avec les secrétaires dédiés à votre entreprise pour recueillir tous types d’informations. Si vous le souhaitez, il est également possible de recevoir ces informations par SMS ou via une application de votre choix.

Vous l’aurez compris, un secrétariat téléphonique externalisé présente de nombreux avantages de gestion basés sur l’expérience et la formation de nos standardistes ainsi que sur l’utilisation d’outils numériques de gestion d’agenda pour vous rendre la vie plus facile !

Restez disponible de 8h à 20h à moindre coût

Faire appel à un secrétariat téléphonique à distance, c’est aussi diviser par deux vos frais de secrétariat. Avec notre offre façonnée par 15 années d’expérience et les retours de nos clients, nous avons élaboré une offre mensuelle dont les frais complémentaires de service s’adaptent au nombre d’appels entrant vers votre numéro de standard téléphonique. Ainsi, nous assurons une totale transparence sur les frais de service d’accueil téléphonique et nous promettons un rapport qualité/prix imbattable.

Stressé à l’idée de passer sur un secrétariat téléphonique externalisé ? Pas d’inquiétude, notre offre est assurée sans engagement ! De plus, nous proposons une période d’essai de 15 jours durant lesquels vous pouvez tester notre offre de télé secrétariat gratuitement.

On remarque que dans certaines situations, un prospect qui n’obtient pas de réponse après avoir passé un appel risque de se tourner vers une entreprise concurrente. D’une manière générale, les relations de confiance de l’entreprise à ses clients vont s’affaiblir dans ce genre de cas. C’est fort de ce constat que nous avons organisé nos équipes pour qu’elles soient opérationnelles de 8h à 20h, et ce du lundi au vendredi ! Ainsi, un prospect ou un client vous appelant à n’importe quel moment de cette plage horaire sera assuré de trouver quelqu’un pour traiter sa demande, sans jamais tomber sur le répondeur. Et pour s’assurer de la satisfaction de nos correspondants, nos standardistes s’engagent à répondre au bout de 4 sonneries !

Une équipe professionnelle dans une entreprise historique du secrétariat téléphonique externalisé

Les secrétariats externalisés, profitant de nombreux avantages pour très peu de contraintes, se sont démocratisés au fil des ans. C’est grâce à sa vision humaine et sa proximité avec ses clients que Gesadour prospère comme un des leaders de son marché. Nos standardistes sont recrutés et formés pour devenir des professionnels qualifiés de l’accueil téléphonique dans le but de respecter avec passion, et avec de grands sourires, l’image de votre entreprise. Nous accordons ainsi beaucoup d’importance à l’épanouissement de nos secrétaires avec une supervision des équipes qui permet de s’assurer que nos promesses soient bien tenues et que nos équipes restent formées aux différentes évolutions des besoins de nos clients.

L’externalisation de son secrétariat téléphonique est une démarche s’adaptant à de nombreuses entreprises. Après plus de 15 ans d’expérience dans ce secteur, en particulier dans l’accueil téléphonique pour médecins, c’est avec plaisir que nous avons fait évoluer notre offre pour l’ouvrir aux entreprises de tous les horizons.

Contactez-nous pour discuter de votre projet d’externalisation de secrétariat !